Stadgar för OK Västerbotten ekonomisk förening

FÖRETAGSNAMN

§ 1 Föreningens företagsnamn är OK Västerbotten, ekonomisk förening.

VERKSAMHET

§ 2 Föreningen, som är en sammanslutning av bilister och övriga människor i rörelse bosatta i Västerbottens län samt företag och föreningar med säte i länet, har till uppgift att främja medlemmarnas ekonomiska intressen genom att i sin verksamhet:

• Anskaffa, distribuera och tillhandahålla varor och tjänster som människor i rörelse efterfrågar
• Bygga ut affärsmässig verksamhet i föreningsområdet i överensstämmelse med medlemmarnas behov
• Engagera sig i utvecklingen inom trafiksäkerhet och hållbar bilism Föreningen ska genom att skapa ett gemensamt kapital trygga förverkligandet av sitt ändamål.

STYRELSENS SÄTE

§ 3 Föreningens styrelse har sitt säte i Umeå.

INSATSER OCH MEDLEMSKAP

§ 4 Varje medlem ska delta med en obligatorisk insats om 500 kronor. Varje medlem får ett insatskonto och ett sparkonto upplagt i sitt namn.

4:1 Insatskonto

Medlem kan betala insatsen direkt eller genom automatisk överföring. I det senare fallet överförs insatsränta samt hälften av återbäringen till medlemmens insatskonto tills full insats betalats.

4:2 Sparkonto

Återbäring, som inte överförs till insatskonto, samlas på medlems sparkonto. Föreningsstämman fastställer villkoren för hur medlen på sparkontot får disponeras och förvaltas.

4:3 Förlagsinsatser

Styrelsen kan besluta att kapital får tillskjutas föreningen i form av förlagsinsatser. Sådana insatser får tillskjutas även av andra än medlemmar. För förlagsinsatser gäller i övrigt vad som föreskrivs i lagen om ekonomiska föreningar och vad styrelsen beslutar. Förlagsinsatser medför företrädesrätt till årlig utdelning innan utdelning utgår på medlemmarnas insatskapital eller återbäring sker. Utbetalning på förlagsinsatsernas kapitalbelopp får uppgå till högst ett belopp motsvarande statslåneräntan den 30 november föregående räkenskapsår plus fem procent. Om en eller flera sådana utdelningar inte har kunnat göras, i enlighet med vad som följer av förlagsandelsbevisen, har medlem rätt att ersättas för detta utifrån följande års utdelningsbara överskott. Utbetalningen sker innan ränteavsättning och återbäring. Föreningens egna fria kapital ska tas i anspråk vid utdelningen på förlagsandelar, i den utsträckning som anges i förlagsandelsbeviset.

§ 5 Föreningen har ingen övre gräns för antalet medlemmar. Alla fysiska personer som är bosatta i Västerbottens län och villiga att främja föreningens ändamål, kan beviljas medlemskap. Även juridiska personer som driver rörelse eller verksamhet i Västerbottens län och som vill främja föreningens ändamål, kan beviljas medlemskap.

§ 6 Ansökan om medlemskap i föreningen beviljas eller avslås av styrelsen, eller av den som styrelsen har utsett.

§ 7 Medlem ska årligen meddelas om behållningen på dennes insats- och sparkonton, summan av återbäringsberättigade köp samt storlek på ränta och återbäring.

§ 8 Medlem som vill säga upp sitt medlemskap, ska skriftligen anmäla detta till styrelsen eller till den som styrelsen har utsett för uppgiften. Medlemskap i föreningen upphör vid räkenskapsårets slut och uppsägning ska ske senast en månad dessförinnan. Medlem som gått ur föreningen har rätt att, i enlighet med 10 kap, 11 § och 13 kap. 2 § lagen om ekonomiska föreningar, sex månader efter att medlemskapet upphörde få ut inbetalda medlemsinsatser samt beslutad vinstutdelning. Under räkenskapsåret får högst fem procent av föreningens insatskapital utbetalas, om inte styrelsen beslutar om annat.

MEDLEMS ALLMÄNNA SKYLDIGHETER

§ 9 Medlem är skyldig att följa föreningens stadgar, de beslut som föreningen fattar och i övrigt gällande lag om ekonomiska föreningar. Medlem ska efter bästa förmåga främja föreningens utveckling och ändamål samt verka för samhörighet och god sämja inom medlemskretsen. Medlem som bevisligen motarbetar föreningens ändamål, kan uteslutas efter beslut av styrelsen. Medlem som under en sammanhängande period av tio år inte har handlat med föreningen eller gett sig till känna på annat sätt överförs till vilanderegister. Efter beslut av styrelsen eller den styrelsen utsett, kan medlem avföras ur vilanderegistret.

VINSTUTDELNING

§ 10 Fritt eget kapital enligt fastställd balansräkning ska, med de begränsningar som framgår av 12 kap. 3 och 4 §§ lagen om ekonomiska föreningar, av föreningsstämman disponeras enligt följande:

1. Utdelning på förekommande förlagsinsatser med den företrädesrätt som följer av § 4 punkt 4:3 ovan.
2. Utgå som utdelning på inbetalda medlemsinsatser.
3. Lämnas som återbäring till medlemmarna i förhållande till medlemmarnas handel med föreningen under räkenskapsåret.

Återbäringsberättigade köp verifieras genom registrering vid köptillfället och föreningens styrelse kan undanta inköp av vissa varor och tjänster, eller vissa inköpsformer, från rätt till återbäring.

FÖRSÄLJNING TILL UTOMSTÅENDE

§ 11 Föreningen får sälja tjänster och produkter till andra än medlemmar. Icke-medlemmar ska erbjudas medlemskap. På alla säljställen ska det finnas material för ansökan om medlemskap.

FÖRENINGENS ORGAN

§ 12 Föreningens organ är:

1. Ägarombud
2. Ägarombudsråd
3. Föreningsstämma
4. Föreningsstämmans valberedning för val av ägarombud
5. Föreningsstämmans valberedning
6. Styrelse
7. Verkställande Direktör (VD)
8. Revisorer

Endast medlem är valbar till föreningens organ som avses i punkt 1 till 6 ovan, om inte annat föreskrivs i lag eller dessa stadgar. En person som är anställd i föreningen, i föreningens dotterbolag eller i ett företag där föreningen har väsentligt intresse, kan inte väljas till ledamot av något av föreningens organ. Detsamma gäller för revisorer.

Ingen kan samtidigt vara ledamot i mer än ett av de organ som anges i punkterna 3, 6 och 8.

12:1.1 Stationsindelning, stationstillhörighet och antal ägarombud
Styrelsen beslutar om indelning i valkretsar. En valkrets innehåller normalt flera valenheter. Utgångspunkten är att varje bemannad station är en valenhet. En medlem tillhör genom ett anmälningsförfarande den valenhet som han eller hon själv väljer. En medlem kan dock vid val av ägarombud endast tillhöra en valenhet under en och samma valperiod. Styrelsen beslutar om antalet ägarombud för varje valenhet, där minimikravet är ett ägarombud. Varje valenhet ska, där det är möjligt, välja minst ett ägarombud och en ersättare per ägarombud. Senast i samband med utskick av kallelsen ska styrelsen meddela det antal ombud som respektive valenhet ska välja.

12.1.2 Val av ägarombud
Ordinarie val av ägarombud ska hållas vartannat år, ojämna år, och senast åtta veckor före ordinarie föreningsstämma. Valet kan ske elektroniskt via internet, förutsatt att medlemmarnas rätt till information och röstmöjlighet därvid inte inskränks. Valet ska för varje valenhet omfatta val av ägarombud samt ersättare.

De som fått flest röster anses valda. Den som fått flest röster blir vald som ordinarie ägarombud. Vid lika röstantal avgörs valet genom lottning. Ägarombud och ersättare väljs för tiden fram till nästa ordinarie val av ägarombud. Avgår ett ägarombud under mandatperioden inträder en ersättare.

Om ägarombud saknas på enskild valenhet, kan styrelsen utse ett tillförordnat ägarombud. Ett tillförordnat ägarombud har samma uppgifter som ett valt ägarombud. Ett tillförordnat ägarombud kan dock inte rösta på föreningsstämman.

12:1.3 Kallelser och övriga meddelanden till medlemmar
Kallelse till val av ägarombud får utföras tidigast sex veckor före och senast två veckor före valet. Styrelsen utfärdar kallelse. Alla val som ska förekomma i samband med val av ägarombud anges i kallelsen. Kallelse till val av ägarombud sker genom anslag på föreningens bemannade stationer inom föreningsområdet, genom anslag på föreningens webbplats och i enlighet med styrelsens beslut.

12:1.4 Deltagare vid val av ägarombud
Medlem som kan uppvisa giltigt medlemsbevis och som inte redan deltagit i val av ägarombud vid en annan valenhet under samma valperiod, har rätt att delta vid val av ägarombud. En medlem kan delta personligen, genom laglig ställföreträdare eller genom ombud.

Endast en medlems make, maka, partner, sambo eller annan medlem får vara ombud. En medlem som är juridisk person får dock ha ett ombud, som inte är medlem. Ingen får vara ombud för mer än en medlem. Ombudet ska ha en skriftlig och daterad fullmakt. Fullmakten får inte vara äldre än ett år. Ombudet ska också visa sin huvudmans medlemsbevis.

12:1.5 Protokoll
Om val av ägarombud sker elektroniskt via Internet, ska två centrala valkontrollanter, dvs. föreningens valda revisorer, protokollföra valet, kontrollera valförfarandet samt att valresultatet är rättvisande.

Protokoll från förrättat val av ägarombud ska innehålla fullständiga uppgifter om namn, medlemsnummer och adress, inklusive e-postadress för de personer som valts till ägarombud. Justerat protokoll ska sändas till VD senast en vecka efter att valet har slutförts. En samlad redovisning av valda ägarombud ska meddelas medlemmarna digitalt, senast två veckor efter att samtliga val av ägarombud har slutförts.

12:1.6 Ägarombud
Den som blir ägarombud och ersättare till ägarombud ska vara myndig och medlem i föreningen samt regelbundet handla i valenhetens bemannade station. Denna person ska bevaka medlemmarnas intressen under mandatperioden och representera valenhetens medlemmar vid kontakter med föreningens övriga organ.

Styrelsen fastställer årligen arbetsordning för ägarombuden.

12:2 Ägarombudsråd
Ägarombudsråd utgörs av samtliga ägarombud. Ägarombudsrådet har till uppgift att ta del av beredningen i frågor av principiell innebörd och vara ett stöd för styrelsen i dess förvaltning av föreningens angelägenheter.

Rådet ska tillsammans med styrelsen verka för en positiv utveckling av föreningen, genom att vara rådgivande till styrelsen i utvecklingsfrågor av medlemsnära och mer långsiktig karaktär samt genom att förmedla information till styrelsen och valenhetens medlemmar. Ägarombudsrådets arbetssätt bestäms närmare i en av styrelsen årligen antagen arbetsordning. Ägarombudsrådet håller årligen minst två ordinarie sammanträden.

12:3 Föreningsstämma
Föreningsstämman utgörs av valda ägarombud, som representerar föreningens medlemmar i alla beslut. Varje ombud har en röst vid stämman. Styrelsens ledamöter, VD och revisorer ska närvara vid föreningsstämmorna om inte synnerliga skäl föreligger. De har yttranderätt och förslagsrätt men inte rösträtt.

Ordinarie föreningsstämma ska hållas senast den 31 maj varje räkenskapsår. Vid ordinarie stämma ska följande ärenden förekomma:

1. Val av ordförande, sekreterare och två protokolljusterare
2. Fastställande av röstlängd
3. Fråga om kallelse till stämman skett i behörig ordning
4. Information om verksamheten, ekonomi och framtidsplaner i föreningen
5. Framläggande av årsredovisningen för föreningen samt, om föreningen är moderföreningen i en koncern, av koncernredovisningen
6. Framläggande av revisionsberättelse samt, i moderförening, koncernrevisionsberättelsen
7. Fastställande av resultat- och balansräkningarna samt i moderförening, koncernens resultat- och balansräkningar
8. Disposition av föreningens vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen
9. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsens ledamöter och VD
10. Godkännande av förslag till principer för ersättning och andra anställningsvillkor för föreningens ledning
11. Godkännande av förslag till principer för ersättning och andra anställningsvillkor för föreningens besluts- och kontrollorgan
12. Val av ledamöter till styrelsen
13. Val av ordförande i styrelsen
14. Val av revisorer och suppleanter
15. Val av valberedningar
16. Ombudsval
17. Av styrelsen till föreningsstämman hänskjutna ärenden
18. Motioner
19. Övriga ärenden som enlig lag kan förekomma på stämman

12:3.1 Motioner
Motioner till föreningsstämman ska vara inlämnade till styrelsen senast den 31 januari.

12:3.2 Extra föreningsstämma
Extra föreningsstämma ska hållas om styrelsen beslutar om det, eller om:

• revisorn,
• en minoritet med minst en tiondel av de röstberättigade medlemmar, eller
• en minoritet med minst en tredjedel av samtliga ägarombud begär det.

Begäran från revisor, medlemsminoritet eller ägarombudsminoritet ska vara skriftlig och ange vad ändamålet är med extrastämman. Sedan en sådan begäran inkommit ska styrelsen utfärda en kallelse inom två veckor.

 

12:3.3 Kallelser och andra meddelande till ägarombuden
Kallelse till föreningsstämma får utfärdas tidigast sex veckor och senast två veckor före stämman. Styrelsen utfärdar kallelsen. Alla ärenden som ska förekomma på stämman ska anges i kallelsen. Kallelse till föreningsstämman sker via e-post till varje ägarombud. På samma sätt lämnas övriga meddelanden till ägarombuden. Om styrelsen anser att det är lämpligt, kan andra meddelanden än kallelser tillkännages genom annons i dagspress, digitala medier eller anslag på föreningens bemannade stationer. Av föreningslagen 6 kap § 21 framgår att kallelse i vissa fall måste ske genom skriftligt meddelande till varje medlem.

12:3.4 Beslut vid föreningsstämma
Stämmans beslut utgörs av den mening som har fått fler än hälften av de angivna rösterna, såvida inte lagen om ekonomiska föreningar eller stadgarna i något särskilt fall kräver större röstmajoritet. Vid val anses den som har fått de flest röster vald. Vid lika röstetal avgörs sakfrågor av ordföranden och vid val genom lottning. Röstning sker öppet. Val ska dock förrättas genom sluten röstning om någon begär det.

12:4.1 Valberedning för val av ägarombud
Ordinarie föreningsstämma utser en valberedning för val av ägarombud med minst tre och högst sju ledamöter för varje valkrets. Stämman fastställer i samband med valet hur många ledamöter valberedningarna ska ha.

Valberedningarna ska föreslå kandidater som de anser lämpliga med hänsyn till uppdragens art. De ska eftersträva mångfald i de olika föreningsorganen. Styrelsen fastställer arbetsordning för valberedning för val av ägarombud.

Valkretsarnas valberedningar för val av ägarombud ska beakta att ägarombuden som grupp ska vara allsidigt sammansatt och att de enskilda ägarombuden bör ha god lokal kännedom om valkretsens stationer och medlemmarnas förväntningar.

12:4.2 Nomineringar av ägarombud
Medlem som har förslag på ägarombud ska senast den sista november året före valet av ägarombud sker lämna valberedningen för val av ägarombud uppgift om kandidatens namn och adress samt vilken valenhet personen kandiderar för.

12:4.3 Nomineringar av ledamot i valberedning för val av ägarombud
Medlem som har förslag på ledamot till valberedningen för val av ägarombud ska senast den 15 januari lämna uppgifter om kandidatens namn och adress till styrelsen.

12:5.1 Föreningsstämmans valberedning
Styrelsen lämnar förslag till valberedningar och sammankallande. Styrelsen fastställer arbetsordning för föreningsstämmans valberedning.

Valberedningarna ska föreslå kandidater som de anser lämpliga med hänsyn till uppdragets art. De ska eftersträva mångfald i de olika föreningsorganen. Den ska beakta att styrelsen bör vara allsidigt sammansatt och att personer med kunskap om kooperation, ekonomi, affärsmannaskap och samhällsliv bör ingå i styrelsen. En jämn könsfördelning ska eftersträvas.

12:5.2 Nomineringar av ledamot till styrelsen
Medlem som har förslag på ledamot till styrelsen ska senast den 15 januari lämna valberedningen för val av styrelse uppgift om kandidats namn och adress.

12:6 Styrelse
Styrelsen, som ska bestå av fem ledamöter och noll suppleanter, är föreningens verkställande organ. Därutöver ingår arbetstagarledamöter enligt lagen om styrelserepresentation för anställda.

Styrelsen handhar föreningens angelägenheter i enlighet med gällande lag och stadgar, samt föreningens i laga ordning tillkomna beslut.

Styrelseledamöter väljs för två år och styrelseordförande för ett år.

Styrelseledamot kan, innan dennes mandattid har gått till ända, skiljas från uppdraget genom beslut av föreningsstämman. Styrelsen utser inom eller utom sig firmatecknare.

12:6.1 Styrelse beslutsförhet och protokoll
Styrelsen är beslutsför då samtliga ledamöter är kallade och mer än hälften närvarande. Ett styrelsebeslut är giltigt om mer än hälften av styrelsens ledamöter är ense om beslutet. Styrelsens protokoll ska justeras av ordförande och ytterligare en ledamot. Protokollen ska föras i löpande nummerordning och förvaras på betryggande sätt.

12:6.2 Styrelsens uppgifter
Styrelsens åliggande bestäms närmare i en av styrelsen fastställd arbetsordning. Styrelsen ska även årligen fastställa VD-instruktion. Styrelsen ansvarar för föreningens organisation och förvaltning av föreningens angelägenheter. Styrelsen ska avgöra ärenden av principiell art eller av större ekonomisk betydelse.

12:7 Revisorer
På ordinarie föreningsstämma ska tre revisorer med en revisorssuppleant väljas, för tiden fram till slutet av nästa föreningsstämma. Som en av revisorerna och dennes suppleant ska en auktoriserad revisor, eller ett registrerat revisionsbolag, väljas. Revisorerna skall lämna sin revisionsberättelse senast den 15 april.

RÄKENSKAPSAVSLUTNING OCH FÖRVALTNINGSBERÄTTELSE

§ 13 Föreningens räkenskapsår omfattar tiden 1 januari – 31 december. Räkenskaperna ska ske i enlighet med gällande lag och med iakttagande av god revisionssed. Årsredovisningen ska lämnas till revisorerna senast sex veckor före stämman.

ALLMÄNNA BESTÄMMELSER

§ 14 För sina förbindelser svarar föreningen endast med sina tillgångar, inberäknat till betalning förfallna insatser.

§ 15 Förutom i de fall som stadgas i lagen om ekonomiska föreningar, ska föreningen träda i likvidation, om det inbetalda insatskapitalet till två tredjedelar gått förlorat och kapitalet inte återställts inom tre månader sedan anmälan därom på föreningsstämma. Vid föreningens upplösning ska, om inget annat följer av lagen om ekonomiska föreningar, behållna tillgångar fördelas så att medlemmarna först utfår sina inbetalda medlemsinsatser och återstoden fördelas dem emellan i förhållande till medlemmarnas handel med föreningen under den senaste tioårsperioden.

§ 16 Ändringar av dessa stadgar sker på sätt som stadgas i lagen om ekonomiska föreningar.

§ 17 I övrigt gäller bestämmelserna i lagen om ekonomiska föreningar.

Stadgarna antagna vid ordinarie föreningsstämma, 2023-05-30